문서의 보관 보존 규정

제정일 : 1984.  7. 18
개정일 : 2013.  7. 24

제 1 장  총 칙

제1조(목적) 이 규정은 광운대학교(이하 ‘본 대학교’라 한다)의 문서 규정에 의하여 처리된 문서의 편철 및 보관 보존의 방법과 절차에 관한 사항을 규정함으로써 문서 처리의 신속과 정확을 기함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 본 대학교에서의 모든 문서의 편철, 보관, 보존은 다른 특별한 규정이 없는 한 이 규정이 정하는 바에 의한다.
제3조(정의) 이 규정에 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. ‘문서주관팀’이라 함은 교내의 문서？수발사무를 주관하는 부서를 말한다.<개정 2013. 7. 24>
2. ‘문서주무’라 함은 문서 내용의 처리를 주관하는 부서를 말한다.
3. ‘보관’이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
4. ‘보존’이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
5. ‘이관’이라 함은 보관중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 문서 주관팀에 인계하는 것을 말한다.<개정 2013. 7. 24>
제4조(보존기간) 완결 편철된 문서의 보존기간은 다음 6종으로 구분한다.
1. 영구보존
2. 준 영구보존
3. 10년 보존
4. 5 년 보존
5. 3 년 보존
6. 1 년 보존
제5조(문서의 구분) 제4조의 규정에 따른 문서의 분류는 다음 원칙에 의한다.
1. 영구보존문서는 영속할 성질이 있는 문서로서 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있거나 중요 연혁을 증명하는 서류와 각종 중요대장
2. 준 영구보존 문서는 영구 보존할 필요는 없으나 10년 이상 보존할 문서로서 개개 문건의 성질에 따라 특정 기간을 정할 문서
3. 10년 보존문서는 영구 및 준 영구에 속하지 아니하는 문서이나 후일 장기간 증거 또는 참고가 되는 문서
4. 5년 보존문서는 위 각 호에 속하지 아니하는 문서이나 후일 증거 또는 참고가 되는 문서
5. 3년 보존문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서
6. 1년 보존문서는 1회로 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서
제6조(보존기간 종별 책정) 문서 보존기간의 종별 책정 기준은 제4조 및 제5조의 규정에 따라 총장이 별도 정하는 바에 따른다.
제7조(보존기간 변경) 문서 주무팀은 총장 또는 부서장의 승인을 얻어 보존된 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다. <개정 2013. 7. 24>
제8조(기산) 보존기간은 처리 완결연도의 다음 학년도 3월 1일부터 기산한다. 다만, 처리 완결된 문서라 할지라도 졸업 당해 연도까지 보존되어야 할 해당문서에 대한 완결연도는 졸업연도로 기준한다.

제 2 장 편철 및 보관

제9조(분류) 처리 완결된 문서는 주무팀에서 기능별로 분류한다.<개정 2013. 7. 24>
제10조(1건철) 문서는 매 안건마다 그 발생 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지를 사용하여 1건으로 한다.
제11조(보관철의 사용) ① 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 별표 1에 의한 보관철을 사용하여야 한다. 그 규격 및 재질은 별도로 정한다. 다만, 특별한 형식의 문서는 그 규격에 따라 적절한 보관철을 사용할 수 있다.<개정 2005. 5. 1>
② 보관철 내의 문서량은 200매를 기준함을 원칙으로 한다.
제12조(보관철 성질 원칙) ① 보관철의 설정은 문서 분류 기준으로서의 기능별, 보존기간별로 설정하여야 한다.
② 보관철의 설정수가 많아서 번잡할 경우에는 문서 발생량과 성질을 따라 상위기능으로 통합하여 보관철을 설정하되 보존기간별로 구분하여야 한다.
제13조(편철 방법) 완결된 1건 문서는 보관철이 조견표가 있는 면에 완결일자 순으로 최종문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대면에 별지 제1호 서식에 의한 ‘색인 목록표’를 붙인다.
제14조(조견표) 보관철의 조견표에는 문서 분류기호, 기능, 명칭, 부제목 보존기간 완료일자를 [별표 1]과 같이 기재하여야 한다.
제15조(색인 목록) 색인 목록에는 최종 1건 문서의 대표적 완결 문서 건명을 기재한다. 다만, 대표적 문서 건명으로 1건 철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다.
제16조(장수표시) 보관철 내의 장수표시는 하부 한계선 좌측에 기입한다.
제17조(특수 문서의 보관) 유첨물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 표면에 관계문서의 기관기호, 분류기호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관한다.
제18조(문서 참조표) 1건철의 문서 중 한 문서 내용이 다른 1건철의 문서와 관련이 있을 경우에는 관련이 많은 1건철을 철하고 관련이 적은 1건철에는 원문과 갈음하여 별지 제2호 서식의 문서 참조표를 철한다.
제19조(서류함) 완결된 문서는 서류함(화일 캐비넷 또는 이에 준하는 것을 말함)에 보관함을 원칙으로 한다.
제20조(배열) ① 서류함 서랍 안의 보관철 배열은 문서 분류 순으로 조견표의 기재사항이 일견하여 볼 수 있도록 하여야 한다.
② 서류함 각 서랍 안의 앞쪽에 별지 제3호 서식에 의한 보관철 색인표를 비치하여야 한다.

제 3 장 인계 및 이관

제21조(이관시기) 보관철 문서의 이관시기는 완결연도 일로부터 1개월 이내로 한다.
제22조(등록 및 문서번호 부여) ① 문서 주관 부서에서는 문서 주무 부서에서 처리 완결된 보관철 부서에 대하여 별지 제4호 서식에 따라 등록토록 함과 동시에 문서번호를 부여한다.
② 문서 번호를 부여받은 문서 주무부서에서는 소정의 완결문서 등록신청서 2부를 작성하여 1부는 주관부서의 수령인을 받아 자체에서 보관하고 1부는 문서 주관부서에 제출한다. 그리고 보관철 표지의 해당란에 번호를 표시한다.
③ 문서 주관부서는 별지 제5호 서식에 의한 보존문서 기록 대장에 등록한다.
제23조(이관) 문서 주무부서에서 처리 완결된 보관철 문서를 이관하고자 할 때에는 별지 제6호 서식에 의한 보존문서 인계, 이관서 2부를 작성하여 1부는 문서 주관부서의 수령인을 받아 자체에서 보관하고 1부는 인계 이관될 문서에 첨부 인계한다.

제 4 장 보 존

제24조(보존) 모든 보관철은 연도별, 분류번호별, 보조기간별로 보존하여야 한다.
제25조(보존문서 기록대장) 보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 별지 제5호 서식에 의한 보존문서 기록대장에 보존기간별로 현황을 기록하여 비치하여야 한다.
제26조(보존문서의 관리) 보존문서의 관리 담당자는 연1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존 상태를 확인하여야 하며 보존 문서의 변질 또는 충해를 예방하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

제 5 장 대여 및 열람

제27조(보관철의 대출) 보관철의 대출은 별지 7호 서식에 의한 대출 카드에 소요 사항을 기재한 후 대출된 보관철의 위치에 삽입하고 반환되면 대출 카드를 제거한다.
제28조(대조기간) 대출 기간은 7일 이내로 하며 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
제29조(문서의 열람 및 복사) ① 관계 기관에서는 문서 보존 주관처에 보존 중인 문서를 열람 또는 복사할 수 있다.
② 외부인이 문서 보존 주관처에서 보존 중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 그 이유가 정당한 때를 한하여 문서 보존 주관처의 장의 허락을 받아 허가한다.

제 6 장 폐 기

제30조(원본 보관과 사본의 폐기 결정) ① 교내에서 왕복하는 문서는 주무팀에서 원본만을 보존 하고 시행문을 배부 받은 부처에서는 그 처리를 완결한 후 폐기할 수 있다.<개정 2013. 7. 24>
② 전 항의 규정에 의하여 문서를 폐기 결정할 때에는 처리 완결을 확인하고 문서 대장의 완결 란에 폐기 결정일자를 기입한 후 폐기 절차를 밟는다.
제31조(보존기간 경과 문서의 폐기) 보존 기간이 끝난 문서는 보존 문서 기록 대장에 홍색 글씨로 폐기일자를 기입한 후 폐기하여야 한다.
제32조(폐기표시) 폐기되는 모든 문서에는 별표 2에 의한 폐기인을 날인하여야 한다.
제33조(폐기문서의 소각) ① 폐기문서는 별지 제8호 서식에 의한 폐기문서 소각 대장에 의하여 처리한다.<개정 2013. 7. 24>
② 폐기문서는 본 대학교 지정 소각장에서 소각한다.

     부   칙

이 규정은 1984년 7월 18일부터 시행한다.

     부   칙

이 규정은 1988년 3월 1일부터 시행한다.

     부   칙

  ①(시행일) 본 규정은 2005년 5월 1일부터 시행한다.

[별표 1]
   215㎜  

  310㎜  
  (전 면)

[별지서식 제1호]
색 인 목 록

[별지서식 제2호]
문 서 참 조 표

[별지서식 제3호]

보관철 색인표

[별지서식 제4호]
완결문서등록 신청서

문서주관부서 :

[별지서식 제5호]
보존문서 기록대장
문서주관부서 :

[별지서식 제6호]
보존문서 인계 이관서
문서주관부서 :

[별지서식 제7호]
대 출 카 드
 

[별표 2]

  폐 기 인
  (빨간색)

[별지서식 제8호] <개정 2013. 7. 24>
소 각 대 장