문서 규정

제정일 : 1976. 9. 1

개정일 : 2018. 4. 20

제 1 장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 공문서의 작성, 처리 및 통제에 관한 사항을 규정함으로써 문서처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.

제2조(정의) ① 이 규정에서 공문서라 함은 교내 각 부서의 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행하는 문서(전자문서, 그림, 도면, 사진, 디스크, 테이프 등 포함) 및 본교가 접수한 모든 문서를 말한다.<개정 2002. 9. 1>

② “처리부서"라 함은 당해 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.<신설 2002. 9. 1>

③ “서명”이라 함은 공문서를 기안, 검토, 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신 명의인이 자필로 자기의 서명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 표시하는 것을 말한다.<신설 2002. 9. 1>

④ “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.<신설 2017. 2. 22>

⑤ “전자서명"이라 함은 전자문서를 기안, 검토, 협조, 결재 또는 시행하기 위하여 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신 명의인이 전자문서상에 표시한 서명을 말한다. <신설 2002. 9. 1><항 번호 변경 2017. 2. 22>

제2조의2(전자문서화 원칙) 공적인 사무처리 업무는 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 단, 필요한 경우 종이문서로 대체할 수 있고, 경미한 경우 교내메일, 전화, 모사전송 등을 이용할 수 있다. <신설 2017. 2. 22>

제3조(적용범위) ① 이 규정에 정하는 공문서(이하 ‘문서’라 한다)의 작성과 처리는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 의한다.

② 비밀문서의 작성과 처리에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 다른 보안업무 규정에 의하여 처리한다.

제4조(문서의 종류) 문서는 법규문서, 영달문서, 학적관계문서, 공고문서, 일반문서, 전자문서로 나눈다.<개정 2002. 9. 1, 2017. 2. 22>

1. 법규문서 : 정부에서 제정한 학교와 관련된 법규문서, 학교에서 규정한 제반 규정, 예규기타 법규사항을 규정한 문서를 말한다.

2. 영달문서 : 지시, 예규, 일일명령 등 학교가 교내 각 부서, 교직원 또는 학생 기타에게 일정한 사항을 지시하기 위한 문서를 말한다.

3. 학적관계문서 : 졸업생, 재학생 및 휴학, 제적자의 학적, 성적, 기타 학적 관계사항을 기록한 문서를 말한다.

4. 공고문서 : 일정한 사항을 교직원, 학생 기타에게 널리 알리기 위한 문서를 말한다.

5. 일반문서 : 위 각 호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말하고 별지 제1호 서식에 의하여 작성하고 분류기호 및 연도표시 일련번호를 붙인다. 다만, 지출 품의 또는 물품구입 결의 시에는 별지 제2호 서식 또는 별지 제3호 서식에 의하여 작성한다.<개정 2002. 9. 1, 2017. 2. 22>

가. <삭제 2017. 2. 22>

나. <삭제 2002. 9. 1>

다. <삭제 2002. 9. 1>

6. <삭제 2002. 9. 1>

제5조(문서의 성립과 효력발생) 모든 문서는 다른 법령의 특별한 규정에 의한 것을 제외하고는 당해 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립하며 대외문서는 상대방에게 도달함으로써 효력이 발생한다.

제5조의2(문서의 전자적 처리) 각 부서의 장은 기안, 협조, 결재, 시행, 보관, 보존, 접수, 배부, 공람, 참조 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서 시스템 상에서 처리되도록 하여야 한다.<신설 2017. 2. 22>

제 2 장 문서의 작성

제 1 절 일반 사항

제6조(용지의 규격) 문서의 용지는 학적부, 시험지, 도면, 통계표 및 증빙서류, 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터를 원칙으로 한다.<신설 2002. 9. 1><개정 2018. 4. 20>

제7조(용지의 여백) 문서는 용지의 상부로부터 30밀리미터, 좌측으로부터 20밀리미터 우측 및 하부로부터 15밀리미터 여백을 각각 두어야 한다.<개정 2002. 9. 1>

제8조(문서의 용어) ① 문서는 쉽고 명료하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여필요한 경우 괄호 안에 한자 및 기타 외국어를 표기할 수 있으며 특별한 사유가 있을 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.<개정 2002. 9. 1>

② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자로 쓴다.

③ 문서에 쓰이는 일시는 숫자로 표시하면 년, 월, 일의 글자를 생략하고 점(.)을 찍어 구분하며 시간은 24시제에 의하고 시, 분의 글자는 생략하고 두점(:)을 찍어서 시분을 구분한다.

제9조(글씨의 색채) 도표를 제외한 문서에 기입하는 글씨의 색채는 검정색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 붉은색을 사용할 수 있다.

제10조(수정) 문서의 일부분을 수정하거나 삭제할 때에는 수정자 또는 삭제자가 수정한 곳에 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.<개정 2002. 9. 1>

제11조(면표시) 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전면수와 그 면의일련번호를 기입한다.(예:10-5) 첨부서류에는 면의 표시를 따로 하며, 전면수는 생략할 수 있다.

제12조(문서의 표시) <삭제 2017. 2. 22.>

제13조(요지표시) 문서의 내용이 복잡할 때에는 별지 제4호 서식에 의한 부전지에 그 요지를 기록하여 첨부할 수 있다.<개정 2002. 9. 1, 2017. 2. 22>

제 2 절 문서의 구성

제14조(문서의 구성) 기안문 및 시행문은 두문, 본문, 결문으로 구성한다.<개정 2002. 9. 1>

1. 두문은 발신기관명, 수신란으로 한다.<개정 2002. 9. 1, 2017. 2. 22>

2. 본문은 제목 및 내용으로 한다.

3. 결문은 발신자 명의, 기안자, 협조자, 결재권자의 직급, 서명 또는 전자서명, 문서번호, 시행일자, 접수란, 학교 주소 및 홈페이지 주소, 전화번호, 모사전송번호, 전자우편주소, 공개구분으로 한다.<개정 2017. 2. 22>

제15조(분류기호와 문서의 일련번호) 문서의 분류기호는 부서기호와 문서번호로 하며 부서기호는 부서별 명칭의 단위로 하고 문서번호는 연도 표시 일련번호로 한다.

제16조(수신기관 설정) 수신기관의 표시는 경유, 수신, 참조로 구분하되 수신기관이 2개 이상일 때에는 수신란에 ‘수신처 참조’라 쓰고 결문의 발신자 명의 밑에 수신처란을 설치하여 수신기관명 또는 기호를 표시한다.<개정 2017. 2. 22>

제17조(제목 및 내용) 제목은 문서내용을 쉽게 알 수 있도록 간결하게 표시하며 내용은 상호간에 이해가 쉽도록 표현하며 불손한 감을 주지 않는 범위 안에서 경어를 생략할 수 있다.

제18조(항목의 구분 및 표시) 문서의 내용을 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 표시한다.

1. 첫째 1,2,3,4,？？？？？？？로 표기한다.

2. 둘째 가,나,다,라,？？？？？

3. 셋째 1),2),3),4),？？？？？<개정 2018. 4. 20>

4. 넷째 가),나),다),라),？？？？？？<개정 2018. 4. 20>

5. 다섯째 (1),(2),(3),(4),？？？？？<개정 2002. 9. 1, 2018. 4. 20>

6. 여섯째 (가),(나),(다),(라),？？？？？<신설 2002. 9. 1><개정 2018. 4. 20>

7. 일곱째 ①,②,③,④,？？？？？<신설 2002. 9. 1>

8. 여덟째 ㉮,㉯,㉰,㉱,？？？？？<신설 2002. 9. 1>

9. 제2호, 제4호, 제6호, 제8호의 경우 하, 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는 거, 거), (거), , ？？？등으로 표시한다.<신설 2002. 9. 1><개정 2018. 4. 20>

10. 각 항목의 글은 항목 구분을 한 다음 점(？)을 찍고 한 자 띄어쓰며 글이 다음 줄로 이어질 때에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다. 그러나 괄호 항목 표시는 점을 찍지 아니한다.<개정 2002. 9. 1, 2018. 4. 20>

제19조(끝표시) ① 본문이 끝나면 마지막 자에서 한 자 띄우고 ‘끝’자를 쓰며 첨부물이 있을 때에는 첨부물의 표시를 한 다음 ‘끝’자를 쓴다.

② 본문이나 첨부의 표시문이 우측 한계선에 닿을 때에는 다음 줄의 좌측 한계선에서 한 자 띄우고 ‘끝’자를 쓴다.

③ 연명부 등의 서식을 작성하는 경우에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한자를 띄운 후 "끝"표시를 하고 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 "끝"표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 "이하 빈칸" 표시를 하여야 한다.<개정 2002. 9. 1>

제20조(첨부표시) 문서에 참고서류 기타 본문에 밝힐 필요가 있는 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 ‘첨부’라 표시하고 첨부물의 명칭을 쓰되 첨부물이 2가지 이상일 경우 첨부 1, 첨부 2, 첨부3, ？？？？？？으로 표시한다.

제21조(발신명의) ① 교외의 기관으로 발신하는 문서는 총장의 명의로 발신한다. 그러나 총장이 지정하는 문서는 대학원장, 처장 또는 총장이 지정하는 보조기관장의 명의로 발신할 수 있다.

② 교내 각 부서 상호간에 수발되는 문서는 각 부서장의 명의로 발신한다. 단, 동일 부서 내의 팀 간에 수발되는 문서는 별지 제5호 서식(업무연락)을 사용하여 각 팀장의 명의로 발신한다.<개정 2017. 2. 22>

제22조(직인날인 및 서명방법) ① 위임장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서(전언통신물 제외)에는 직인을 날인함을 원칙으로 하며, 전자문서에는 직인의 인영을 전자 이미지 형태로 입력해놓은 전자 관인(인장)을 날인한다.<개정 2017. 2. 22>

② 동일한 문서를 인쇄 또는 프린트하여 여러 기관 또는 부서에 동시에 발신할 때에, 중요하지 않은 문서에는 직인을 찍지 않고 서명으로 할 수 있다. 이 경우에 별표 1에 의한 ‘직인생략’ 표시를 기관명 위에 한다.

제23조(직인등록) ① 문서 담당부서는 직인규정에 의하여 교내에 사용하는 각종 인장의 인형을 총무팀에 등록하여야 한다. <개정 2013. 7. 24>

② 전항의 인장을 개폐할 시는 그 사유와 년 월 일을 직인등록부에 기입하고 등록하여야 한다.

제3장 문서의 처리

제 1 절 접 수

제24조(문서의 접수) ① 학교로 오는 인쇄형태의 문서 및 전자문서는 총무팀에서 접수한다.<개정 2002. 9. 1, 2013. 7. 24>

② <삭제 2002. 9. 1>

③ 문서접수는 문서접수 대장(별지 제6호 서식)에 기재하고 별표 7에 의한 문서 접수인을 찍어 처리한다. 전자문서인 경우에는 전자문서 시스템 상에서 접수번호와 접수일자를 표시한다.<개정 2002. 9. 1, 2017. 2. 22>

제25조(목적) ① 접수한 문서를 수리할 수 없을 때 또는 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 그 뜻을 기재하여 반송한다.

② 처리부서는 총무팀으로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받을 때에는 지체없이 총무팀에 반송하여야 하며, 총무팀은 당해 문서를 즉시 재배부하되, 총무처의 장이 지정하는 처리과로 보내야 한다.<개정 2002. 9. 1, 2013. 7. 24, 2017. 2. 22>

③ 총무팀은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 소관기관에 이송하여야 한다. <신설 2002. 9. 1><개정 2013. 7. 24>

제26조(문서접수처리) ① 총무팀에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 주무팀에 이송하여야 한다.<개정 2013. 7. 24>

② 총무팀은 접수한 문서가 2개 이상의 부서에 관련되는 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 먼저 이송한다.<개정 2013. 7. 24>

③ 전자문서 접수는 총무팀의 전자문서 담당자가 접수하여 전자문서 시스템 상에서 주무팀으로 배부하여야 한다.<신설 2002. 9. 1><개정 2013. 7. 24, 2017. 2. 22>

제 2 절 기안 및 시행

제27조(기안) ① 기안은 별지서식 제1호에 의하여 전자문서로 작성함을 원칙으로 한다. 단, 업무의 성격상 특별한 사정이 있는 경우에는 그러지 아니하다.<개정 2002. 9. 1, 2017. 2. 22>

② 간단한 내부보고 또는 내부결재문서에도 기안용지를 사용할 수 있다. 이 경우 수신란에는 ‘보고’,‘품의’또는 ‘내부결재’의 표시를 한다.

③ 기안문에 첨부되는 계산서, 통계문, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 날인한다.

④ 2 이상의 부서장 결재를 요하는 문서의 기안은 그 문서를 직접 주관하는 부서에서 기안한다.

⑤ <삭제 2017.2.22.>

제28조(일괄기안) 상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

제29조(장부에 의한 처리) 경미한 사항의 증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 처리할 수 있다.

제30조(문서의 시행) ① 결재를 받은 문서중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 전자문서 시스템 상에서 발송하여야 하고, 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 출력하여 종이문서 형태로 발송할 수 있다. 다만 수신자가 개인인 경우와 기타 특별한 사유가 있을 때에는 문서처리란을 표시하지 아니한다.<개정 2002. 9. 1, 2017. 2. 22>

② 전화로 발신하는 문서는 시행문을 작성하지 아니한다.

③ 시행문에는 처리 담당자 또는 기안자를 기재하여야 한다.<신설 2002. 9. 1>

제31조(근거문서와 요지) 답신문서에는 근거문서를(접수문서) 첨부하며 접수문서와 시행문의 내용이 복잡할 때에는 요지를 간추려 첨부한다.

제32조(협조) ①기안문의 내용이 다른 부서와 관련되는 것일 때에는 협조문 또는 기안용지의 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 한다.<개정 2002. 9. 1>

② 기안문을 검토 또는 협조하는 자는 그 내용과 다른 의견이 있는 경우에는 기안문의 해당 "서명란"에 "의견첨부"하고 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 한다.<신설 2002. 9. 1>

제33조(결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 결재권자는 2장 이상으로 이루어진 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서를 결재할 때에는 결재인으로 간인하여야 한다.

제34조(전결) ① 총장은 사무내용에 따라 각 부서장으로 하여금 위임 전결하게 할 수 있으며 위임 전결에 관한 사항은 별도 규정에 의한다.

② 위임 전결을 할 때에는 기안문의 결재자 난에 ‘전결’ 표시를 하고 날인한다.<개정 2017. 2. 22>

제35조(대결) ① 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 전자문서 시스템 상에서 부재자 설정을 통하여 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있다.<개정 2017. 2. 22>

② <삭제 2017.2.22.>

③ 대결할 경우에는 기안문의 결재자란에 ‘代’ 표시를 하고 날인한다.<개정 2017. 2. 22>

제36조(후열) 대결을 하는 문서로서 결재권자의 후열을 요하는 경우에는 결재난에 별표 5에 의한 ‘후열’표시를 하고 후열의 날인을 여백을 주어야 한다.

제37조(최종결재권자의 표시) 규정 제34조, 제35조에 의거 전결 또는 대결한 문서는 그 시행문의 발신명의 밑에 별표 6에 의하여 그 전결 또는 대결자를 표시하여야 한다.

제 3 절 문서발송

제38조(문서의 발송) ① 교내 및 외부기관으로 문서를 발송하는 경우에는 전자문서 시스템 상에서 전자관인(인장) 처리하여 주무팀에서 발송 및 보관하여야 한다.<개정 2002. 9. 1, 2013. 7. 24, 2017. 2. 22>

② <삭제 2017.2.22.>

③ 전자문서 발송 시 직인은 전자문서 유통시스템에 등록된 직인을 사용하여 발송한다.<신설 2002. 9. 1>

제39조(문서수발부) <삭제 2017.2.22.>

제40조(문서의 열람) 교내 각 부서 상호간에 사무수행상 필요한 때에는 서로 보안조치를 요하는 문서를 제외하고는 열람하게 하여야 한다.

제41조(문서의 통제) 문서에 대한 통제는 총무팀에서 하며 문서의 통제자가 문서를 통제할 때에는 다음 각 호의 사항을 검토한다.<개정 2017.2.22.>

1. 결재권자의 결재 여부

2. 타문서와 내용상 중복 여부

3, 기안문과 시행문과의 대조

4. 결재구분의 착오 여부

5. 문서처리 기한의 경과 여부

6. 첨부물 확인

7. 기타 사항

제4장 문서보관

제42조(문서의 보관 보존) 완결된 문서의 정리, 편철, 보관, 보존에 관하여는 별도로 정하는 바에 의한다.

부 칙

이 규정은 1976년 9월 1일부터 시행한다.

부 칙

① (시행일) 이 규정은 1980년 11월 5일부터 시행한다.

② (경과조치) 이 규정 시행 당시 보존중인 종전의 인쇄된 서식과 용지는 이를 전부 사용할 때까지는 이 규정에 의한 서식 및 규격과 병용한다.

③ (준용규정) 이 규정에 규정되지 아니한 사항은 정부 공문서 규정에 의한다.

부 칙

이 규정은 1988년 3월 1일부터 시행한다.

부 칙

① (시행일) 이 규정은 2002년 9월 1일부터 시행한다.

② (경과조치) 이 규정 시행 당시 보존중인 종전의 인쇄된 서식과 용지는 이를 전부 사용할 때까지는 이 규정에 의한 서식 및 규격과 병용한다.

③ (준용규정) 이 규정에 규정되지 아니한 사항은 정부 사무관리규정 시행규칙을 준용한다.

부 칙

이 규정은 2013년 7월 24일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2017년 2월 22일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2018년 4월 20일부터 시행한다.